TWORZENIE DOKUMENTU KORESPONDENCJI SERYJNEJ

Korespondencja seryjna - funkcja umożliwiająca wydrukowanie pojedynczego dokumentu, np. w postaci listu, w wielu egzemplarzach różniących się między sobą np. danymi adresata. Podczas drukowania dane do dokumentu korespondencji seryjnej są pobierane ze źródła danych, np. tabeli bazy danych.

1. Otwórz nowy dokument i zapisz go pod nazwą Korespondencja seryjna.
2. Wybierz czcionkę Times New Roman o rozmiarze 20 pt i stylu Pogrubiona kursywa po czym wpisz do dokumentu następujący tekst:
   Wszystkiego najlepszego z okazji Świąt
   Wielkanocnych Naszemu Drogiemu Klientowi
   życzy
   firma „Mirage”.
   
   Mamy nadzieję, że nasza współpraca
   nadal będzie się dobrze układać.
   Prezes
3. Wybierz opcję menu Narzędzia|Korespondencja seryjna.
   Zostanie wyświetlone okno dialogowe Pomocnik korespondencji seryjnej.
4. Wybierz opcję Utwórz.
5. Z wyświetlonej listy wybierz Listy seryjne.
   
   
   
   Okno dialogowe Pomocnik korespondencji seryjnej
   
   
6. W pojawiającym się oknie dialogowym wskaż jako dokument korespondencji seryjnej aktualnie edytowany dokument.
   Zauważ, że po dokonaniu wyboru, uaktywniony zostanie przycisk Pobierz Dane.
7. Kliknij myszką przycisk Pobierz Dane.
8. Wybierz opcję Utwórz źródło danych.
9. W wyświetlonym oknie dialogowym Utwórz źródło danych za pomocą przycisku Usuń nazwę pola pozbądź się pól z wyjątkiem: Imię, Nazwisko, Firma, Adres, Miasto, KodPocztowy. Dodaj pole Płeć.
10. Po utworzeniu struktury źródła danych kliknij przycisk OK. W oknie Zapisz jako podaj nazwę pliku z danymi, np. Klienci.
    Zapamiętaj nazwę i miejsce zapisu tego pliku.
11. W kolejnym wyświetlonym oknie wybierz opcję Edytuj źródło danych.
12. Korzystając z wyświetlonego Formularza danych wpisz wymyślone dane dotyczące pięciu klientów różnej płci.
    Po wprowadzeniu pierwszego klienta naciśnij przycisk Dodaj nowy, aby wpisać następnego.
    
    
    
    Okno wpisywania danych Formularz Danych
    
    
13. Po wprowadzeniu wszystkich klientów kliknij przycisk OK.
    Po zamknięciu okna Formularz danych w oknie programu Word pojawi się nowy pasek narzędzi - Korespondencja seryjna. Pasek zawiera przyciski poleceń wykorzystywanych przy tworzeniu tego typu dokumentów.
    
    
    
    Pasek narzędzi Korespondencja seryjna
14. Ustaw kursor w prawym górnym rogu dokumentu i kliknij myszką na wspomnianym pasku przycisk Wstaw pole korespondencji seryjnej.
15. Z wyświetlonej listy wybierz pole Imię.
    Wybrane pole pojawi się w dokumencie w charakterystycznych znaczkach «» jak na rys. poniżej.
    
    
    
16. W taki sam sposób wstaw do dokumentu pola: Nazwisko, Firma, KodPocztowy. Miasto, Adresl.
17. Ustaw kursor przed wstawionym polem Imię i z paska Korespondencji seryjnej wybierz przycisk Wstaw pole programu Word z poleceniem Jeśli… to… inaczej…. Zastosuj to polecenie w celu uzyskania odpowiedniego zwrotu grzecznościowego (Pani lub Pan) przed imieniem i nazwiskiem klienta.
18. Sformatuj pola i tekst korespondencji seryjnej, tak jak na rysunku powyżej.
    Teraz przystąpisz do scalania dokumentu ze źródłem danych.
19. Na pasku narzędzi Korespondencja seryjna kliknij przycisk o tej samej nazwie Scal. Pojawi się okno Scalaj do, w którym określasz, gdzie mają zostać wysłane scalone dane: do nowego dokumentu, na drukarkę lub jako poczta e-mail.
20. Wybierz opcję Nowy dokument.
    Powstał dokument, w którym Word umieścił tekst życzeń i dane każdego z klientów na oddzielnej stronie.
21. Wybierz opcję menu Plik|Podgląd wydruku.
    Informacje o każdym kliencie są przechowywane w źródle w postaci tzw. rekordu, dlatego utworzony dokument zawiera tyle stron, ile jest rekordów.
22. Zapisz dokument pod nazwą Życzenia oraz zmiany w dokumencie Korespondencja seryjna.doc.